de Wet AVG

Privacyverklaring

(We hebben deze pagina voor het laatst aangepast op 19 september 2018.)  

De wet

Sinds 25 mei 2018 is de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG) van kracht voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Ook wij met ons Koor ‘In Between’ zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die mensen ons geven, vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de wet stelt.

 

Identiteit van ‘In Between’

Koor ‘In Between’ is een vereniging waar leden bijeenkomen om samen te zingen. Het hoofddoel van ‘In Between’ is het zingen van aangeleerde muziek, waarmee we ook naar buiten optreden. Leden moeten zich realiseren dat iedereen bij optredens foto- en video-opnamen kan maken, en dat deze ook gepubliceerd kunnen worden. We publiceren ook zelf een selectie van foto’s en video’s (denk aan website en facebook) om aan de buitenwereld te laten zien wat we doen. In dit verband vragen we de leden of ze ermee akkoord gaan er duidelijk herkenbaar op te staan.

In onze ‘Missie en visie’ hebben we uitgewerkt hoe we onszelf zien.

 

Persoonsgegevens die wij verwerken en waarom

Alle persoonsgegevens worden onder het beheer van het bestuur bewaard, deels digitaal in de computer beveiligd met een wachtwoord en deels in een afgesloten kast. Wij zijn ervan bewust dat u vertrouwen in ons stelt. We zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen.

 

Gegevens van leden

Koor ‘In Between’ verwerkt de gegevens die de leden ons zelf doorgeven bij hun aanmelding als lid. Deze gegevens zijn nodig om als vereniging en als koor te kunnen functioneren. Op de datum van aanmelding na kunnen deze door alle leden worden gebruikt voor het maken en onderhouden van onderlinge contacten binnen onze vereniging. Dit waarborgt de onderlinge samenhang die we als vereniging willen hebben. Het bestuur gebruikt deze gegevens voor de ledenadministratie, zoals

  • het sturen van berichten naar leden (via BCC, zodat vreemden geen bestanden kunnen kopiëren),
  • het aan de leden toegang geven tot bestanden in een beveiligde site,
  • het innen van contributie en
  • contacten over de gang van zaken in het koor.

We verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens, die we van de leden vragen:

  • voor- en achternaam
  • adres
  • telefoonnummer
  • emailadres
  • fotootje
  • stemgroep

Leden kunnen deze gegevens inzien via een beveiligd deel van internet (box.com), om elkaar te leren kennen en contact met elkaar te kunnen opnemen. Voor de bestanden voor de leden gebruikt box de email-adressen van de leden. De privacyverklaring van Box vind je hier op de site van Box.

Daarnaast ontvangt de penningmeester betalingsgegevens van de bank. Alle genoemde gegevens bewaren we gedurende het lidmaatschap. Na opzegging van het lidmaatschap worden de gegevens na maximaal een jaar verwijderd; de financiële gegevens worden na zeven jaar verwijderd. Van onze leden verwachten we dat zij de vertrouwelijkheid van de gegevens over elkaar respecteren.

Daarnaast werken we met een aanwezigheidslijst bij repetities en nemen we stemtesten af. Deze staan, evenals het aanmeldformulier, op papier. Als u uw gegevens wilt inzien of aanpassen, kunt u zich richten tot het secretariaat; de leden hebben hiervan adressen, telefoonnummers en email-adressen. Leden die hun gegevens willen laten verwijderen kunnen hiervoor een verzoek indienen via inbetweenleek@gmail.com.

De gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze wederzijdse verplichtingen (zoals contributie-inning), verwijderen we dan niet.

 

Gegevens van anderen dan leden

Als koor ‘In Between’ hebben we gegevens van dirigenten en musici, die zij zelf aan ons geven. Deze bewaren we voor onbepaalde tijd. Voor promotie-doeleinden vragen we hen daarnaast eenmalig om toestemming voor het publiceren van hun naam, foto’s en video’s van hen, in onze eigen en in openbare publicaties.

Ook van donateurs verwerkt ‘In Between’ de gegevens, die zij aan ons verstrekken. Deze gegevens bewaren we tot een jaar na hun donateurschap.

Donateurs hebben voor wat betreft het inzien en aanpassen van gegevens of een verzoek om hen uit onze bestanden te laten halen, dezelfde rechten als leden; neem dan contact op met ons secretariaat: inbetweenleek@gmail.com. De gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze wederzijdse verplichtingen, verwijderen we dan.

 

Andere doeleinden

Koor ‘In Between’ verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan wat we hier beschrijven in dit privacybeleid, tenzij we vooraf toestemming van de betrokkene hiervoor hebben verkregen.

‘In Between’ verstrekt uitsluitend gegevens aan derden na toestemming van de betrokkenen.

 

Beveiliging

Koor ‘In Between’ neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

 

De website

De website waarop wij ons presenteren (www.koorinbetween-leek.nl) is vrij te bezoeken zonder dat u verzocht wordt mee te delen wie u bent. Op de website wordt gebruik gemaakt van cookies.

Onze website, waarvoor we een abonnement hebben bij ‘SimpleSite’, benut cookies om de instellingen te herkennen en statistisch bij te houden hoeveel bezoekers de website trekt. Rechtsonder op elke pagina staat de teller. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die in uw browser worden opgeslagen om uw pc bij een volgend bezoek te herkennen. Er wordt geen persoonlijke informatie in bewaard en ze kunnen geen virus bevatten.

De cookies wissen zichzelf na een aantal maanden en worden bij elk bezoek hernieuwd. U kunt cookies naar wens organiseren of wissen.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser, is het mogelijk dat sommige functies en -services, op onze en andere websites, niet correct functioneren. Meer informatie hierover staat op AllAboutCookies.org.

De website maakt gebruik van cookies van Google Analytics (statistiek) om het verkeer naar de website te analyseren.

Pagina’s op de website kunnen inhoud bevatten die afkomstig is van andere websites, bijv video’s

 

Wijzigingen

Eventuele veranderingen in de werkwijze of organisatie van het koor, of veranderingen van de website, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om de privacyverklaring regelmatig te raadplegen.